Privacyverklaring Privacyverklaring
1.                    ALGEMEEN

Over deze privacyverklaring
Voor de Protestantse Kerk in Nederland en haar gemeenten is privacy en een veilige omgeving van groot belang. De Protestantse Kerk in Nederland en haar gemeenten zijn volgens de kerkorde geroepen tot dienst aan de wereld waarin omzien naar elkaar, betrokkenheid met elkaar en het vormen van een gemeenschap belangrijke pijlers zijn. De kerk is er voor iedereen. Ook zij die geen lid zijn van de kerk mogen meedoen, pastoraat of diaconale hulp ontvangen en op andere wijze participeren in de Protestantse Kerk in Nederland, haar gemeenten en andere organisatievormen.
Deze privacyverklaring is bedoeld om informatie te geven over het gebruik van persoonsgegevens. Daarnaast geeft deze verklaring inzicht in de doelen en grondslagen van gegevensverwerking binnen de kerk. Betrokkenen kunnen in deze verklaring lezen welke persoonsgegevens worden verwerkt. Deze verklaring beschrijft tevens de rechten die een betrokkene met betrekking tot de verwerking van zijn of haar persoonsgegevens heeft en wie daarvoor de contactpersoon bij de kerk is.

Algemene maatregelen ter bescherming van persoonsgegevens
U heeft het recht dat er zorgvuldig en rechtmatig met uw persoonsgegevens wordt omgegaan. Daarom zorgt de gemeente ervoor dat uw privacyrechten en gegevensbescherming op orde zijn door deze standaard te beveiligen en privacyregels standaard toe te passen. Binnen de kerk is eenieder die op basis van zijn kerkelijke functie gegevens ontvangt op grond van ordinantie 4-2 tot geheimhouding verplicht. Om op een veilige en bewuste manier om te gaan met persoonsgegevens heeft de gemeente diverse beleidsmatige maatregelen getroffen.

Uw rechten, de procedure bij een verzoek en de contactgegevens van de kerk
Om te voldoen aan verzoeken van betrokkenen en ervoor te zorgen dat er passende en organisatorische maatregelen worden genomen om aan de privacyregels te voldoen heeft de gemeente de coördinatie van die waarborgen belegd bij de Kleine Kerkenraad van de Zuiderkerk. Om een verzoek conform de Algemene Verordening Gegevensbescherming en de Uitvoeringswet Algemene Verordening Gegevensbescherming te doen kunt u contact opnemen met de scriba van de Zuiderkerk Nieuw Amsterdam / Veenoord

De Algemene Verordening Gegevensbescherming en de Uitvoeringswet Algemene Verordening Gegevensbescherming geven betrokkenen de volgende rechten:
 
  1. Het recht op gegevensoverdraagbaarheid
    Het recht om uw eigen persoonsgegevens die zijn verzameld op basis van toestemming of vanwege de uitvoering van een overeenkomst in een digitaal gangbaar en leesbaar formaat te ontvangen en/of te verstrekken aan een andere partij.
  2. Het recht op vergetelheid.
    Het recht om ‘vergeten’ te worden. Uitschrijving uit de kerk is mogelijk en de gemeente moet voldoen aan uw verzoek om vergeten te worden voorzover de belangen van anderen of de legitieme belangen van de kerk zich daar niet tegen verzetten. Recht op inzage.
    Het recht van mensen om hun persoonsgegevens die worden verwerkt in te zien.
  3. Recht op rectificatie en aanvulling.
    Het recht om de persoonsgegevens die van u worden verwerkt te wijzigen. Gegevens kunnen worden gewijzigd indien men van mening is dat deze niet kloppen, voorzover de belangen van anderen of de legitieme belangen van de kerk zich hiertegen niet verzetten.
  4. Het recht op beperking van de verwerking:
    Het recht om minder gegevens te laten verwerken.
  5. Het recht met betrekking tot geautomatiseerde besluitvorming en profilering.
    Oftewel: het recht op een menselijke blik bij besluiten. Bij besluiten gaat het om besluitvorming voor rechtsgevolgen hebben of de betrokkene in zijn/haar aanmerkelijk belang treffen.
  6. Het recht om bezwaar te maken tegen de gegevensverwerking.
  7. Het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Voor een verzoek met betrekking tot één van de bovenstaande rechten neemt u contact op met de scriba van de Zuiderkerk. Voor uitschrijving als lid van de kerk vereist de kerkorde dat u een uitdrukkelijk verzoek richt aan de kerkenraad.
De Kleine Kerkenraad zal vervolgens uw verzoek behandelen. Eerst moet worden vastgesteld of u daadwerkelijk bent wie u zegt dat u bent en of het recht waarop u zich beroept wel van toepassing is. Indien dat zo is heeft de Kleine Kerkenraad een maand vanaf uw verzoek om aan uw verzoek te voldoen, tenzij de omstandigheden nopen tot een verlenging van de termijn tot maximaal drie maanden. Bij een dergelijke verlenging zult u een met redenen omklede verklaring daarover krijgen. De Kleine Kerkenraad zal vervolgens zo goed mogelijk aan uw verzoek voldoen. Bij het voldoen aan uw verzoek moet de Kleine Kerkenraad rekening houden met de privacyrechten van anderen en het gerechtvaardigd belang en de gerechtvaardigde activiteiten van de kerk.

2. VERWERKINGEN VANWEGE DE ALGEMENE ORGANISATIE & LEDENADMINISTRATIE
 
 
Gezien de werking van de Protestantse Kerk vindt er in de gemeente een aantal verwerkingen plaats die direct verband houden met de kerkorde. Het gaat om verwerkingen in het kader van de algemene organisatie (bijvoorbeeld verkiezingen van ambtsdragers) en de ledenadministratie.
Onderstaande gegevens worden verwerkt en waarom.

Algemene organisatie:

Kerkenraad.
De Zuiderkerk heeft een Kerkenraad die leiding geeft aan de gemeente. De te benoemen leden van de kerkenraad worden voorgedragen door de gemeente of de Kerkenraad. Van de voorgedragen personen worden de volgende gegevens verwerkt:
  • Naam en Voornamen resp. Voorletters
  • Adres en Woonplaats
  • Geslacht
De Kerkenraad bepaalt welke voorgedragen personen benoembaar zijn. De voorgedragen personen worden benaderd door kerkenraadsleden met de vraag of zij de benoeming aanvaarden.
De gemeenteleden die de benoeming hebben aanvaard worden conform de Kerkorde aan de gemeente voorgedragen voor benoeming. Gemeente heeft de bevoegdheid gefundeerd bezwaar aan te tekenen tegen de voorgenomen benoeming(en).

Ledenadministratie.
De Zuiderkerk maakt gebruik van een ledenadministratie, waarin van de leden de volgende gegevens digitaal zijn opgenomen:
  • naam en voornamen c.q. voorletters;
  • straatnaam, huisnummer, postcode, woonplaats en datum van vestiging op het woonadres;
  • geboortedatum en plaats;
  • geslacht;
  • burgerlijke staat met vermelding van de datum van ingang van de huidige burgerlijke staat;
  • alsmede de volgende kerkelijke gegevens:
  • doop, met vermelding van de datum alsmede van de kerkgemeenschap en de naam van de gemeente, respectievelijk kerk respectievelijk parochie, waarbinnen de doop werd bediend;
  • belijdenis van het geloof, met vermelding van de datum alsmede van de kerkgemeenschap en de naam van gemeente respectievelijk kerk, waar belijdenis van het geloof werd gedaan;
  • kerkelijke inzegening van het huwelijk, met vermelding van de datum alsmede van de kerkgemeenschap en de naam van de gemeente, waar de inzegening heeft plaatsgevonden;
  • datum van overkomst uit een andere gemeente of uit een andere kerkgemeenschap, met vermelding van de naam van deze gemeente c.q. kerkgemeenschap;
  • gegevens in verband met het einde van het lidmaatschap van de gemeente:
  • datum van vertrek dan wel overschrijving naar een andere gemeente met vermelding van de naam van de nieuwe gemeente,
  • datum van overlijden,
  • datum van vertrek naar het buitenland,
  • datum van overgang naar een andere kerkgemeenschap,
  • datum van onttrekking aan de gemeenschap van de kerk,
  • datum waarop de gemeenschap van betrokkene met gemeente en kerk geacht wordt verbroken te zijn;
  • datum van herstel van de gemeenschap met gemeente en kerk als bedoeld in ordinantie 95-6 dan wel ordinantie 10-9-9;
de aard van de verbondenheid met de gemeente, onder vermelding van de wijkgemeente waartoe betrokkene behoort.         
Deze administratie vloeit voort uit het lidmaatschap van de Zuiderkerk en wordt uitgevoerd onder verantwoordelijkheid van de kerkenraad.

3 VERWERKINGEN VANWEGE HET PLAATSELIJK LEVEN EN WERKEN VAN DE KERK

In het kader van het plaatselijk leven en werken van de kerk verwerkt de Zuiderkerk persoonsgegevens voor de hierna te noemen zaken:

Nieuwsbrieven.
Er worden wekelijks nieuwsbrieven (al dan niet elektronische) verstuurd naar leden/ uitgereikt aan leden van de gemeente, dan wel personen met wie de gemeente regelmatig contact onderhoudt en/of een relatie heeft om betrokkenen op de hoogte brengen van de activiteiten van de gemeente.
Op de nieuwsbrieven worden de volgende gegevens vermeld:
  • Naam en voorletters alsmede adressen van gemeenteleden die zijn opgenomen voor verpleging of verzorging;
  • De verpleeg of zorginstelling waar het gemeentelid is opgenomen;
  • Naam voorganger;
  • Naam organist/pianist;
  • Naam adres waar de bloemen namens de gemeente zijn gebracht;
  • Naam en adres van functionarissen (binnen de kerkenraad of door de kerkenraad zijn aangesteld voor een bepaalde taak) voor het uitvoeren van taken in opdracht van de kerkenraad
Een gemeentelid die te kennen heeft gegeven niet genoemd te willen worden op de nieuwsbrieven, wordt niet opgenomen.

Zuiderklanken.
Periodiek wordt het informatieblad onder de noemer “Zuiderklanken” beschikbaar gesteld aan gemeenteleden en abonnees.
In het blad worden activiteiten opgenomen uit en of door de gemeente. Ook worden gegevens opgenomen van die gemeenteleden die een taak uitvoeren voortvloeiend uit het gemeente zijn. Namen en adressen worden genoemd van gemeenteleden die 75 jaar of ouder zijn en hun verjaardag mogen vieren. Wijzigingen in de ledenadministratie of jubilea worden met naam en adres genoemd onder het hoofdstuk “Mutaties”. Ter nagedachtenis worden de namen genoemd die ons zijn ontvallen onder het hoofdstuk “Verdriet in onze gemeente”
Gemeenteleden die bezwaar hebben tegen vermelding, worden niet opgenomen/genoemd.

Jaarboekje.
Periodiek wordt een “jaarboekje” uitgegeven. Hierin zijn de namen en adressen en telefoonnummers opgenomen van alle gemeenteleden alsmede de wijkindeling. Voorts zijn alle kerkelijke organen opgenomen met vermelding van de namen en voorzover van belang de adressen en telefoonnummers.
Voordat het jaarboekje wordt uitgegeven, worden gemeenteleden in de gelegenheid gesteld aan te geven of ze geen vermelding in het jaarboekje wensen.

Voorbede.
Door gemeenteleden kan voorbede worden gevraagd voor personen of situaties. Als personen in de voorbede genoemd worden, kan dit uitsluitend met toestemming van de betrokkene. Voorbede kan worden aangevraagd per mail aan de predikant/kerkenraad of middels een briefje in het gebedenmandje.

Opnames kerkdiensten en uitzendingen.
Kerkdiensten worden online uitgezonden via Kerkdienstgemist.nl. Bij het betreden van de kerk, via de vooringang, worden de bezoekers er op gewezen dat opnames worden gemaakt en uitgezonden. Bezoekers die niet in beeld wensen te komen, kunnen plaatsnemen op de banken onder het orgel en de zijbanken op dezelfde hoogte. Gemeenteleden worden geïnformeerd middels Zuiderklanken over de mogelijkheden van de opnames en waar plaatsgenomen kan worden indien ze niet in beeld wensen te komen. Zij die een taak hebben bij de uitvoering van een dienst, wordt vooraf gevraagd of zij bezwaar hebben tegen opnames en uitzending. In principe worden geen opnames gemaakt waar bezoekers frontaal in beeld worden gebracht. Voor kinderen tot 12 jaar beslissen de ouders of de kinderen in beeld mogen komen. Via de beamerpresentaties worden bezoekers geïnformeerd over de opnames en uitzendingen. Tevens wordt dan aangegeven waar zij plaats kunnen nemen als zij niet opgenomen willen worden. Bij huwelijksplechtigheden, rouwdiensten en doopdiensten worden aanwezigen specifiek gevraagd of er bezwaren zijn of als zij in beeld verschijnen. Hiervan wordt een registratie bijgehouden, die maximaal drie maanden beschikbaar blijft. Daarna wordt de registratie vernietigd.
Gastpredikanten zijn op de hoogte van het uitzenden van diensten. Op het declaratieformulier geven zij aan hiertegen geen bezwaar te hebben.

Website
Op de website worden de nieuwsbrieven van de gemeente gepubliceerd. Het is bij de gemeente bekend dat publicatie plaatsvindt op de website.
Leden kunnen aangeven dat zij niet genoemd willen worden op de nieuwsbrief. Zie verder onder nieuwsbrief. Tenzij de nabestaanden daar bezwaar tegen maken, worden overleden gemeenteleden genoemd op de site met Voornamen en naam, datum van overlijden en de leeftijd bij overlijden.



Pastorale zorg
Pastorale zorg aan gemeenteleden door predikant, ouderlingen of door, door de kerkenraad aangestelde personen is en blijft geheim. Zorgvragen mogen met derden worden gedeeld uitsluitend met toestemming van de betrokkene.

Diaconale ondersteuning
Hulpaanvragen bij de diaconie worden opgenomen in een administratie. Er worden geen namen of adressen in de administratie opgenomen. Slechts het aantal hulpvragen en de daaraan gerelateerde financiële ondersteuning wordt administratief verwerkt.

Registratie
Door de scriba van de Zuiderkerk Nieuw- Amsterdam / Veenoord wordt een administratie bijgehouden van zij die bezwaren hebben tegen vermeldingen in publicaties van de Zuiderkerk Nieuw-Amsterdam / Veenoord.

Beschikbaarstelling privacyverklaring
De privacyverklaring wordt middels publicatie in Zuiderklanken beschikbaar gesteld aan alle gemeenteleden. Nieuw ingekomen leden ontvangen een exemplaar van het betreffende wijkteam. Wijzigingen in de verklaring worden eveneens middels publicatie in Zuiderklanken vernoemd.
Daarnaast wordt de privacyverklaring op de website van de Protestantse gemeente Zuiderkerk Nieuw-Amsterdam / Veenoord geplaatst

Deze verklaring is in de kerkenraadsvergadering van 15 november 2021. vastgesteld en gepubliceerd in Zuiderklanken van december 2021.


Scriba  H. Lanjouw-Ensink                                  Voorzitter A. Meijering.


 
terug